Makalah Filing Sistem Nomor

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segalanya, maka sekretaris harus mampu membantu pimpinan dalam menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah diketemukan kembali padasaat diperlukan.Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.

Salah satu sistem pengarsipan yang digunakan asalah sistem nomor. Banyak perusahaan atau kantor pemerintah yang mempergunakan penyimpanan sistem nomor, seperti rumah sakit, asuransi, bank dan lain-lain. Ada yang mempergunakan sistem nomor karena memang sudah mengetahui seluk beluk sistem nomor termasik keuntungan dan kerugiaan penggunaanya. Tapi banyak pula hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudh mengelolanya dibandingkan sistem penyimpanan lainya. Oleh karena itu, dalam makalah ini akan dibahas tentang penyimpanan sistem nomor.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian sistem nomor?

2.      Apa saja alat bantu sistem nomor?

3.      Bagaimana menyimpan arsip pada sistem nomor?

4.      Bagaimana cara penemuan kembali arsip pada sistem nomor?

1.3  Tujuan

1.      Untuk menegetahui pengertian sistem nomor

2.      Untuk menegetahui alat bantu sistem nomor

3.      Untuk menegetahui cara menyimpan arsip pada sistem nomor

4.      Untuk menegetahui cara penemuan kembali arsip pada sistem nomor

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakankode angka / nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lainsemacamnya.
Contoh:

• Sekolah                : Nomor Induks Sekolah
• Perguruan Tinggi   : Nomor Induk Mahasiswa
• PLN                     : Nomor Rekening Listrik
• Rumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1.   Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2.   Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3.   Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4.   Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5.   Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6.   Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1.   Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2.   Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3.   Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

2.2. Alat bantu pada sistem nomor

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar).

A.    FILE UTAMA

Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map,  yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama)  yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima).

Map individu deisimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

B. INDEKS

Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersankutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.

Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.

Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.

C. BUKU NOMOR

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

2.3 Cara menyimpan arsip pada sistem nomor

            Sebelum melakukan proses penyimpanan, maka harus ada yang arsip yang disimpan. Berikut ini adalah contoh surat lamaran pekerjaan yang akan kami gunakan sebagai surat yang akan di arsip.

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

            Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey.Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)      Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:

a)      Dalam pemberian nomor kode

b)      Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.

Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini.

a)      Lajur masalah Utama (disebut juga lajur kelompok besar)

Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut.

000            Humas

100            Keuangan

200            Kepegawaian

300            Pembangunan

400            Koperasi

500            Produksi

600            Pemasaran

700            Penelitian dan Laboratorium

800            Perlengkapan

900            Pengangkutan dan perbekalan

Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok pembagian pembantu.

b)      Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok)

Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum lengkap 10, hendaknya tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini (mengambil sampel bagian Kepegawaian nomor kode 200).

200            Formasi

210            Seleksi

220            Pemilihan Personal/Tenaga Kerja

230            Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai

240            Ujian Jabatan

250            Kenaikan Pangkat

260            Cuti

270            Mutasi

280            Pemberhentian Kerja

290            Pensiun

Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci, seperti contoh berikut (dari pembagian Formasi, nomor kode 200)

200            Iklan

201            Lamaran

202            Panggilan

203            Seleksi

204            Wawancara

205            Psiko tes

206            Pendidikan dan latihan

207            Percobaan

208            Pengangkatan

209            Penempatan

2) Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut.

a)      Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode, seperti tercantum di bawah ini:

000	500
100	600
200	700
300	800
400	900

Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor dari pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900. Demikian pula isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar indeks.

b)      Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Misalnya, untuk laci 100 di belakangnya disusun guide bernomor 000, 010, 020, … sampai 090. Untuk laci 100 dibelakangnya disusun guide bernomor 100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai pada laci 900. Di belakangnya disusun guide bernomor 900, 910, 920, 920, … sampai 990.

c)      Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Folder disusun di belakang guide, untuk guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder berkode 000, 001,002, … sampai 009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010, 011, 012, … sampai 019, dan seterusnya sampai guide bernomor 990 yang belakangnya disusun folder berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah terdapat surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru memakai nomor paling besar, misalnya terdapat urutan surat 011.4, 011.3, 011.2, 011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru.

d)     Kartu indeks, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks berfungsi untuk mempermudah dalam penemuan kembali surat.

e)      Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks.

f)       Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.

 3)      Penyimpanan Surat

Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut.

a)      Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat.

b)      Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat mengenai lamaran pekerjaan berkode 201, jika surat merupakan yang pertama maka kodenya adalah 201.0, surat kedua berkode 201.1 dan seterusnya.

c)      Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks.

  d)     Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada tempat yang sesuai kodenya. Misalnya, surat bernomor 201.0disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 200 dalam folder 201 di urutan pertama.

2. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1)      Menyiapkan perlengkapan

Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal berikut.

a)      Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

No. Urut	Tanggal Penyimpanan	Judul Surat	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perihal Surat	Ket.

Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0000, surat kedua 0001, surat ketiga 0002, dan seterusnya.

b)      Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

–          Laci pertama diberi kode 00-09

–          Laci kedua diberi kode 10-19

–          … dan seterusnya sampai …

–          Laci kesepuluh, berkode 90-99

c)      Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

d)     Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9

e)      Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2)      Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a)      Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

No. Urut	Tanggal Penyimpanan	Asal Surat	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perihal Surat	Ket.
0000 0001 0002 Dst 0173	14 Oktober 2013	Koruptor Akil	--------	04 Oktober 2013	Lamaran Pekerjaan

b)      Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

–          Unit I        : diambil dua angka dari belakang, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide

–          Unit II       : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map.

–          Unit III     : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam map/folder.

c)      Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

Berdasarkan kode surat (0173) di atas, surat tersebut disimpan pada :

·         laci 70-79

·         Guide 73         urutan guide ke 4

·         Folder 73/1      urutan folder ke 2

·         Surat ke 1

3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

      1 - 10 (kode guide

      11 - 20

             11 (kode hanging folder)

             12

             13

             14

             15

             16

             17

             18

             19

          20
101 - 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).
b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.
c) Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.
e) Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut
      Tanggal                    Nama                                         Nomor File
10 Januari 2013               Muhammad Galih Prasetyo          100
15 Februari 2013             Muhammad Aryo Wibisono         101
25 Maret 2013                Adinda Nur Aisyah                        102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas dan mengisi buku nomor

Perhatikan buku nomor berikut
      Tanggal                    Nama                                         Nomor File
10 Januari 2013               Muhammad Galih Prasetyo          100
15 Februari 2013             Muhammad Aryo Wibisono         101
25 Maret 2013                Adinda Nur Aisyah                       102
04 Oktober 2013            Akil Koruptor                             103
b) mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks.

 c) Mengkode

Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5.

d) Mensortir

Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

Berdasarkan kode surat (103) di atas, surat tersebut disimpan pada:

laci berkode 101-200, dibelakang guide 101-110, didalam hanging folder berkode 103, dan ditempatkan paling depan.

2.4  Cara menemukan kembali arsip

Kearsipan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomor.

1.      Penemuan arsip dalam system nomor Dewey

Pada system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut.

1)      Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan.

2)      Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut.

3)      Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, surat bernomor 201.0 disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 200 dalam folder 201 di urutan pertama

.4)      Jika tempatnya sudah ditemukan, carilah dan ambilah surat yang kita perlukan.

2.      Penemuan arsip dalam system nomor Terminal Digit

Pada sistem ini, prosedur penemuan arsip adalah sebagai berikut:

1)      Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya.

2)      Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan urutannya.

3)      Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.

3. Penemuan arsip dengan sistem nomor seri (urut)

Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

1)      Tentukan kode surat yang ingin dicari

2)      jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.

3)      cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.

4)      ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

5)      berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)

6)      simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakankode angka / nomor.Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni:

1.      Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2.      Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit

3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar). Prosedur penyimpananya adalah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Untuk penemuan kembali arsip pada sistem ini terdapat beberapa langkah yang harus di tempuh.

3.2 Saran

            Sebelum menerapkan sistem nomor ini, pelajarilah dan pahami cara penyimpananya dan penemuan kembali arsip. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan pada saat mengarsip.

DAFTAR PUSTAKA

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1, Ikanisius (anggota IKAPI). Yogyakarta.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen kearsipan, PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 

www.FILING SISTEM NOMOR (NUMERIC FILING SYSTEM) _ zafikariyufi12.htm.